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本文优质度:★★口感:自制小火锅

笔记君说:


创建有效待办事项清单的方法不止一种,你可能已经熟悉了其中一些,但没有对每一种方法都了如指掌,恐怕也没有想过哪种方法最适合自己。


下面,笔记君就分享10个办事清单法,总有一款适合你~


一、“事无巨细”清单


这种方法没什么优雅性可言。它本质上是“好记性不如烂笔头”—将你能想到的每项任务都写到清单中。


你可能已经注意到了此方法固有的问题。


第一,清单会不断增长,如果你每天都不断把任务添加进去,几乎就不会有将这份清单清空的那天。


第二,你会面临太多的选择,而这会削弱你的决策能力。清单为你提供了一长串的选择,你更倾向于犹豫不决,而不是采取行动。


第三,你的清单会有太多变数。需要3分钟完成的任务被列在需要3个小时完成的任务旁边,低优先级任务被列在高优先级任务旁边,而你最终会花时间去处理那些不值得现在就去完成的任务。


任务管理的“事无巨细”清单法还存在其他问题。总之,你意识到这种方法有很多不足之处就足够了。


需要指出的是,进行大脑转储(也就是把脑海中的任务写下来)是创建有效待办事项清单的重要一步。但这只是第一步。在记下了你可以想到的所有任务之后,你需要做的是根据重要性、优先级、具体情况和其他特征来组织它们。


这种方法很受欢迎,但并不是因为它的高效—相反,它和“高效”还差得很远。这是由于大多数人在如何正确设计一种可靠的任务管理方法方面缺乏训练。


我想先聊聊这种方法的缺陷,其他9种清单制作法也存在各式各样的缺陷,但从长远看,它们对你的成功没有太多负面影响。


二、“任务+开始日期+截止日期”清单


“任务+开始日期+截止日期”这种格式的吸引力就在于它的形式简单。另外,它还引入了任务管理方法中最重要的要素之一:截止日期。


正如我们前面所讨论的那样,大多数待办事项清单缺乏具体的截止日期。你可能对必须完成特定任务的最迟开工日期有个模糊的印象,却忽略了为其设定一个正式的截止日期。


这是相当严重的错误。截止日期很重要,因为它能激发我们行动起来。它能帮助我们在冲突的项目和任务之间正确分配有限的时间。



假设我们的截止日期是切合实际的,并把待办事项的比较优先级考虑进去,那么设定截止日期的做法就可以提高工作效率。我们不仅能完成更多的事情,而且能完成更多该做的事。


这种创建清单的方法还引入了第二个关键特征:开始日期。也就是说,它不仅为你提供一长串任务的截止日期,还提供了你应该开始处理任务的日期。


“开始日期”似乎并不重要,但它的用处实际上比你想象的要大很多。它提供了以下两重优势。


首先,它迫使你专注于少量的待办事项。你可以将注意力集中在当天正在做或需要开始去做的任务上。你可以忽略那些开始日期在将来的任务。


其次,你不太可能在最后一刻才完成任务。任务的开始日期将提示你尽早处理,以赶上截止日期。


当然,这个待办事项清单方法在很多方面也不完美。事实上,它有很多缺陷,但仍比提到的“事无巨细”清单更好。


三、待办事项清单“两人组”

主任务清单+每日任务清单


“主任务清单+每日任务清单”法是创建清单的进阶操作。它涉及两份不同的清单:主任务清单(简称“主清单”)和每日任务清单(简称“每日清单”)。与前面介绍的两种方法一样,它还有很多不足之处。


但值得一提的是,它将你的“大脑转储清单”与每日清单区分开了。


主清单是你想到的每项任务的滚动存储库。它是你记录每个项目的地方,无须考虑优先级、截止日期、完成项目所需的时间以及与之关联的项目。


你永远不会完成主清单中的所有任务。它可能会随着时间的推移而增长。在使用这种方法的人看来,这份清单的好处在于它能捕捉在你头脑中游荡的无数任务,从而节省你必须记住它们的努力。


而每日清单是什么样的呢?顾名思义,这就是你全天工作的清单。这是你需要每日使用并定期审查以衡量进度的清单—它的适用范围仅限于你打算在一天内完成的任务。


按照这种方法,每天晚上你都要查看主清单;你要寻找在不久后要到期的任务或需要完成的任务,以便推进其他任务。


一旦你确定了这些待办事项,就要选择几个,将它们转移到第二天的每日清单中,并估算你是否有足够的时间来完成它们。


这种任务管理方法可以被运用得很有效。但关键在于,你仍然需要给每项任务设定一个截止日期,并明确其优先级、场景和完成任务所需的时间。


不幸的是,很少有人使用这种方法。它过于简陋,最终你需要面对与其他方法类似的问题:清单总在不断增长;待办事项日复一日地结转;宝贵的时间都浪费在了低优先级任务上……



四、“3+2”法


这种待办事项清单方法遵循一个简单的公式:三项大任务+两项小任务。


每天,你需选出要处理的5项任务。大任务通常设定为一两个小时才能完成,小任务则是用30分钟或更短时间就能完成的。


你可能已经注意到“3 + 2”法的主要优势:它限制了每日清单中的任务数量—5个。不要过多,也不能过少。


另外一个优势是,“3+2”法会根据任务完成所需的时间来定义每项任务。大任务可以在两个小时内完成,小任务则可以在30分钟内完成(那些超过两个小时才能完成的任务,通常可以被分解成更小的任务)。


“3 + 2”法的这一特性使其可以与番茄工作法和时间盒(time-box)等常用的时间管理法兼容。


例如,你可以安排四个番茄钟(每个番茄钟包含25分钟的工作时间和5分钟的休息时间)来完成你的一项大任务。分配好时间盒能使你有时间完成较小的任务。


“3 + 2”法通过限制任务清单的范围来提高你的注意力。因为只需要处理5项任务,你就会受到较少的干扰。你不再纠结要去做什么,因为你不需要从众多选项中做出决定。


这种方法还可以减少不必要的任务切换。它减少了需要关注的任务数量,来回切换的可能性也就因此降低了许多。你将专注于一项任务,直到完成它或无法进一步完成。这降低了切换成本,以及在无关任务之间跳跃而造成的效率损失。



“3 + 2”法并非没有缺点。例如,它没有提到为每个待办事项提供具体的说明。鉴于你的待办事项清单只有如此少的选项,这些具体说明似乎并不重要,但是具体说明仍然有助于确保你尽可能早地完成最重要的工作。


此外,“3+2”法没有提到每天的5项任务究竟是如何被选出来的:它们怎么生成的,又是如何被挑选的?它们是被从主清单中选出来的,还是在每天开始时被思考得出的?


这些问题没有具体的答案。


该方法的另一个缺点是缺乏灵活性,相对死板而不能适应每日复杂的情况。


就个人而言,如果使用“3 + 2”法,我会这样做:


把想到的每个项目写到主清单中。我会具体确定每个项目的范围,并设定具体目标。我将设定截止日期并添加任务的详细信息。每天晚上,我会为第二天选择三项大任务和两项小任务。


这种方法远不够完美,但以上是我使它尽量优化的方式。

五、“1-3-5”法


“1-3-5”法是上文描述的“3 + 2”法的扩展。在这里,你可以选择1项大任务、3项中型任务和5项小任务,以便在白天完成。虽然“3 + 2”法将你的注意力限制在5项任务上,但“1-3-5”法的好处是将任务的数量扩大到9。


这种方法的第一个优点是,它提供了比“3 + 2”法更多的灵活性。它不仅允许你选择每天完成更多的项目(9个VS. 5个),还提供了3个类别,而不仅仅是两个。含有“中型”任务非常有用,因为它可以帮助你更好地管理日常流程。


例如,假设你有一项任务,需要45分钟才能完成。使用“3 + 2”法时,它不属于大任务的定义(需要一两个小时),也不属于小任务的定义(需要30分钟或更短的时间),而“1-3-5”法能将这些任务也安排起来。


这种方法的第二个优点是,它鼓励你专注于高价值的任务。在这方面,它与“3 + 2”法有许多共同之处。因为清单中包含的项目数量有限,所以你会更倾向于列出那些具有高优先级的项目。


第三个优点是,你不会因过度乐观而陷入困境。我们普遍认为自己可以在一天内完成比实际更多的事情。因此,我们会将大量任务塞进清单中,其中的许多任务却总是无法完成。通过将任务数限制为9,“1-3-5”法解决了这个问题。



正如你可能已经猜到的那样,“1-3-5”法与“3+2”法一样存在缺陷。


1.它没有提到为待办事项提供更详细的背景信息。


2.它没有提到从中选择9项日常任务的主清单。


3.这种方法不允许使用批处理任务清单。


进行一些修改,“1-3-5”法可以成为一种有效的制作清单法。

六、基于项目的清单法


这种方法需要将待办事项清单进行分类,依据的是项目之间的相关性。你将设计出多份清单,每个项目对应于一份清单。


例如,假设你想要改造厨房。你将使用以下任务为此特定项目创建清单。


规划新厨房的布局

选择你想要的橱柜类型

选择你首选的台面材料

选择灯具

选择防溅墙

列出要替换的设备

寻找符合新厨房设计的新冰箱

致电三名承包商,确定意向


你也可以为其他要做的项目创建单独的清单,例如购买新车。


确定你的预算花销

锁定你喜欢的品牌和型号清单

缩小到三个品牌选项

咨询汽车经销商

试驾汽车

协商价格

找到最佳付款方式

获得贷款审批

签署合同最终取得车辆的所有权


任务场景和详细说明是这种方法中固有的,因为你的清单本就是根据项目组织的。一份特定清单中显示的所有任务,都与你的目标直接相关。


该方法的一个优点是,它可以让你直观地了解正在进行的多个项目。如何选择待处理任务,取决于你选择继续推进哪个项目。


但基于项目的清单有一个缺点是,它很少涉及与“你如何度过一天”有关的内容,另一个缺点是每项任务的有限背景。你可能还注意到了,该方法也没有提到批处理清单。


与我们迄今为止所讨论的其他制作待办事项清单方法一样,该方法可以有效,但它也有一些重大缺陷。在任务管理方面,我们可以做得更好。


七、3-MIT法


你可能对这种方法很熟悉。它由里奥·巴伯塔(Leo Babauta)在ZenHabits.net上推广而出名(他坦言,这种方法也并非自己的原创)。


MIT是Most Important Task的首字母缩写,意即“最重要的任务”。这是你待办事项清单中最高优先级的项目,是在特定日期内必须完成的事。


最初的方法要求确定一项重要任务,以排除其他一切干扰,专注于完成此任务。只有在完成后,你才能将注意力转向其他项目。


“3-MIT”法是一种常见的变体。事实上,它可能比单一MIT更常见,因为它对更多人来说更实用。


顾名思义,你可以在一天中选择并集中于3个高优先级的任务。无论发生什么,你必须完成这三件事。



完成3个MIT所需的时间并不固定,你可能会提前完成—这样你将有足够时间来完成其他任务。当然也有可能为了完成3个MIT,有几天你必须工作到很晚。


与其他任务管理方法一样,“3-MIT”法的有效性在于其执行——它将所需要的详细信息留给用户去定义。


你可以看到,这种方法是开放式的。它定义了一些指导原则,在应用方面又提供了相当大的灵活性。不幸的是,如果你目前正在努力处理待办事项清单,那么这种自由度可能是一种负担——它带来了太多的自由。


如果你正在拖延症中挣扎,经常被分心所困扰并且缺乏动力,那么开放式的任务管理方法并不是好的解决方案。规则明确且自由度较低的结构化方法可能更有用。


但值得一说的是,每天只关注少量几个MIT是一种实用的想法。你可以把这个想法融合进自己的任务管理法中,作为设计清单的一部分。所以,在你探索如何创建完美的待办事项清单时,请记住这种方法!


八、“便利贴”法


与我们迄今为止讲过的方法相比,“便利贴”法是一种更直观的任务管理方法。如果你喜欢直观看到处在各阶段的项目和任务,那么这是一种很棒的待办事项清单法。


以下是它的工作原理。拿一块软木板和一堆便利贴,将木板分成三列:左栏为“待办”,中间栏为“进行中”,右栏为“已完成”。


通过“便利贴”法,你能直观看到一个任务的发展方向。


“便利贴”法包括以下几个步骤:在便利贴上写下每项新任务(一项任务使用一张便利贴),并将其粘贴在“待办”列中。它会一直在那里,直到你准备着手解决它;当你开始处理任务,便将这张便利贴移到“进行中”列;完成任务后,将便利贴移至“已完成”列。


相比其他方法,这种方法具有一些明显的优势。


第一,它直观显示了项目和任务。你可以从中轻松识别需要立即关注的高价值任务,也可以根据截止日期轻松确定任务的优先级。


第二,“便利贴”法允许你跟踪单个任务的进度。你可以一眼就看出任务是待办、进行中还是已完成。


第三,任务之间可以轻松建立关联。便利贴可以被随意挪动,放在适当的位置,从而你很容易看清楚某个任务在整个任务流中处于何种地位。


第四,你可以使用不同颜色的便利贴来表示不同的优先级。例如,高优先级项目使用红色,中优先级项目使用黄色,低优先级项目则使用蓝色。“便利贴”法最大的优势就在于其视觉呈现。



使用“便利贴”法的一个缺点是很容易丢失小任务。例如,假设你的主清单包含超过100个尚未处理的项目,那么在单一线性格式组织的“便利贴”法中,这些项目将无规律地呈现(它们可能统统被放在“待办”栏中),以至于你很可能忽视其中一些高价值的任务。


颜色编码是一种有效的解决方案,不同的颜色可用于显示任务的优先级。但即便如此,你监控大量待办事项的能力也会受到限制。


“便利贴”法有很多值得关注的地方,但它并不完美。请注意其基本功能和特征,并考虑如何将其中一些功能整合到你自己的待办事项清单方法中。

九、“四象限”法


“四象限”法也被称为“艾森豪威尔盒子”。无论是“四象限”法还是“艾森豪威尔盒子”,它们的原则和本质都是一样的。这是一种用于在冲突性的任务间分配时间的工具。


矩阵由四个象限组成,如下所示。



任务根据各自的优先级被分配到不同的象限。放置在第一象限的那些任务应立即处理;第二象限中的那些任务则不那么可怕,但应该安排在不久的将来完成;第三象限中的任务可以委派给其他人;第四象限中的任务可以放弃。


这种方法提供了一种简便的方式来查看哪些待办事项值得关注,而哪些是可以忽略的。通过这种方法,你能够便捷地识别出与你有关的最重要的项目,这些项目将出现在第一象限和第二象限中;你同时也能够排除那些影响微乎其微的项目,这些项目将出现在第四象限中。


例如,一个即将到期的项目(例如今天16:00)被放在了第一象限中,那么它需要你立即注意。


你的每周复盘可以放在第二象限中:这很重要,但可以等一等再来做。那么现在可以先将这项任务安排一下,以防之后便忘记了。


参加会议可能非常适合放在第三象限。这是紧急的,因为它会在预定的时间发生,但它对你的价值可能只有很小的一点点。你可以尝试让别人来你的所在地参加会议,以减少不必要的时间浪费。


回复销售人员的电话或短信应该降级到第四象限。这项活动既不紧急也不重要,就算你没有解决它,不会因此遭受什么重大损失。


“四象限”法的优势在于它鼓励你专注于与自己目标一致的任务。


当然,这种方法也有缺点,其中一个缺点就是它不要求你为四个象限中的任务提供具体细节,不会提到每项任务需要多长时间才能完成,也不会提到它与其他任务和项目的关系。


另一个问题是,四象限中的任务可能会不断增加,而出现过多选项。也就是说,你可能会在第二象限中找到大量任务,并且由于时间有限,你很难选择要处理哪些任务。


与“便利贴”法一样,尽管“四象限”法存在缺陷,但许多人仍然喜欢用。你可能也会发现它某方面的功能非常适合自己的工作方式。


十、GTD法


戴维·艾伦(David Allen)的GTD是当今最著名的任务管理法之一。有趣的是,它广受欢迎,但批评者也不比拥护者少。


你有很多任务被存放在大脑的仓库里,其中大部分任务在任务背景、优先级和预期结果方面仍未分类。


例如,你可能会想到哥哥的生日、厨房里的纸巾短缺,以及你女儿即将举行的钢琴演奏会。你可能会花费精力来研究给汽车加油、修剪草坪、购买喷雾剂来处理浴室里的蚂蚁等。


同时,你的牙也很疼,这意味着你要去看牙医了。你也感到背部酸痛,因此就连去看医生(先去看牙科还是骨科)也要有个先后顺序。你的脑海里还有一个声音小声地说,日常锻炼应该被放在更重要的位置。


这些思绪飘浮在你的脑海里。因为没有采取行动的具体计划,所以这些思绪会一直留在那里。我们希望完成这些工作,但根本无法让自己集中精力去完成它们—这些思绪会不断造成压力。


GTD试图将这些思绪从大脑中赶出去,放进清单里面,它让每个项目都变成可操作的。当我们把项目写进主清单中时,要花时间根据项目的具体场景组织它们。


我们需要做的是创建多份清单并将项目放在它们所属的位置,同时每周进行一次回顾,以保持我们处理的是那些最重要的事。


这是对GTD的简化版解释(简化的版本已经足以说明我的目的了)。


该方法显示了几个重要特征。


第一,它强制你为每项任务添加情景。这是将所有内容“转储”到主清单,然后将任务移到其他更精确清单的过程中所必需的。


第二,它根据重要性将任务分离。GTD的一部分涉及创建“下一步行动”(next action)清单和“以后再说”(someday/maybe)清单。这两者都很有用:前者鼓励你继续推进重要工作,后者允许你捕捉可能具有价值的想法


第三,GTD建议每周进行一次回顾。这样的回顾不是让你做事后诸葛亮,而是复盘上一周的具体工作,并从中总结经验。艾伦认为这是通过使用GTD获得成功的关键之一。


第四,GTD十分灵活。GTD只提供了制作待办事项清单的结构,但它并不强迫你遵守特定的策略。它提供了一个框架,这就为你创建个性化的清单提供了足够的灵活性。


从GTD的特点和功能来看,使用时也会遇见一些挑战。


第一,它更专注于处理你头脑中的想法,而不是真正意义上的完成它们。


第二,它没有充分注意到大脑中的项目是怎样和真正需要完成的目标发生关联的。虽然为项目提供了情景并将它们放在清单之中,但你并没能将它们与特定目标联系起来。


第三,GTD固有的灵活性对某些用户不利。通常,用任务管理来与惰性斗争的人需要更多的限制选择条件,而不是高自由度。这些限制可以帮助他们控制坏习惯并改善注意力(很遗憾,GTD没有做到这点)。


第四,使用GTD时很容易被“反噬”。GTD可以有效地把任务从你的脑海中提出来并写到纸上(或者放到在线应用程序中);但问题是,并非你头脑中的所有东西都值得在清单上占有一席之地。其中大部分内容实际上与你的目标无关,还会浪费你的时间。记录下每项任务可能会让你感觉被琐碎的小事所吞没。


GTD作为组织任务和创建清单的方法很受欢迎,这是毫无疑问的。但你研究得越多,就越可能发现许多人尝试并放弃它的次数也相当多。


在我看来,GTD最大的缺点就是它没有区分高价值任务和低价值任务。GTD优先考虑的是完成工作,而很少关注完成的事情是否正确。


人们是否有效地使用GTD创建清单并成功地管理了任务工作的流程呢?显然是的。但正如许多人意识到的那样,GTD在很多方面都不够好(例如我上面描述的那些方面)。


GTD并非没有实用或对你有帮助的功能。我鼓励你从中寻找那些可能对自己的清单有用的东西。


*文章为作者独立观点,不代表笔记侠立场。



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